Procesní automatizace se v českých firmách často prodává jako zázračné řešení, které sníží náklady o desítky procent. Realita je ale střízlivější. Úspora závisí na typu procesu, jeho objemu a míře standardizace. Automatizovat rutinní fakturaci s tisíci dokladů měsíčně má jinou návratnost než automatizovat schvalování dovolených pro dvacet zaměstnanců. Prvním krokem tedy není výběr nástroje, ale přesné zmapování toho, kolik času a peněz vás současný stav skutečně stojí.

Základem výpočtu je takzvaná procesní analýza. U každé činnosti zjistíte, kolik lidí ji vykonává, jak dlouho jim trvá a jaká je jejich hodinová sazba včetně odvodů. K tomu připočtěte náklady na chyby, které vznikají ručním přepisováním dat. Teprve potom má smysl mluvit o tom, co lze automatizovat. Pokud hledáte konkrétní postup, jak na to, procesní automatizace pro české firmy nabízí přehledný rámec od prvotního auditu až po měření přínosů. Bez těchto dat je každý odhad návratnosti jen dohad.

Samotná návratnost se počítá jednoduše: celkové náklady na zavedení a roční provoz vydělíte roční úsporou. Do nákladů patří licence, vývoj, integrace a školení. Do úspory naopak započítejte jen to, co skutečně zmizí – ne přesun práce na jiné oddělení. Typická česká firma se středně velkým objemem agendy se dostane na návratnost mezi 9 a 18 měsíci. Pokud vyjde méně než rok, jde o velmi dobrý projekt. Pokud více než tři roky, vyplatí se nejdřív proces zjednodušit, ne automatizovat.

Posledním krokem je pilotní ověření na jednom oddělení. Teprve praxe ukáže, jak moc se liší odhad od reality. Většina firem zjistí, že skutečná úspora je o 20 až 30 procent nižší, než sliboval dodavatel. I tak ale bývá návratnost slušná, pokud se projekt nezastaví v polovině. Klíčové je měřit před i po a nebát se přiznat, že některé procesy se automatizovat nevyplatí.